Разработка технического задания

Без внятного технического задания каждый поставщик предлагает своё, и сравнить предложения невозможно: у одного цена ниже, потому что в комплекте нет обвязки, у другого выше, потому что заложен премиальный бренд без всякой необходимости.

Что входит

разбор задачи: что за объект, какая нагрузка, какие ограничения по месту и бюджету;
фиксация обязательных технических требований и параметров;
определение границ поставки — что входит в комплект, а что нет;
требования к документации и сервисной поддержке;
критерии, по которым будут сравниваться предложения.

Задание остаётся у вас и работает дальше — с ним можно выходить к любому поставщику.